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Öffentliches Verfahrensverzeichnis gem. § 4g Abs. 2 i.V.m. § 4e Nr. 1-8 BDSG
1. Angaben zur verantwortlichen Stelle
Name oder Firma und Anschrift der verantwortlichen Stelle:
RENZ & PARTNER mbB, Steuerberater
Oberes Eck 2
86641 Rain am Lech
(eingetragen im Registergericht Augsburg PR 189)
Leiter der verantwortlichen Stelle (Inhaber):
Frau Dipl. Betriebswirtin (FH) Andrea Rau-Schestag,
Steuerberaterin
2. Umsetzung des Datenschutzes
Die Kanzlei RENZ & PARTNER mbB, Steuerberater beschäftigt sich mit der steuerrechtlichen und finanzbuchhalterischen Betreuung von Mandanten. Der Schutz der personenbezogenen Daten ist der Kanzlei auf Grund der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht ein besonders wichtiges Anliegen. Deshalb beachtet die Kanzlei bei allen Aktivitäten und Kundenkontakten die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.
3. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Betrieb einer Steuerberatungskanzlei mit den dazugehörigen Geschäftszwecken. Insbesondere mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zweck der steuerlichen, steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung und Erfüllung der steuerlichen, steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Pflichten. Vertretung in behördlichen und (finanz-)gerichtlichen Verfahren im Zuge der Aufgabenerfüllung der Kanzlei.
Die Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung von personenbezogenen Daten erfolgen des Weiteren zum Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Erfüllung der diesbezüglichen gesetzlichen Pflichten.
4. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der Datenkategorien und Datenherkunft
Zur Erfüllung der unter Punkt 3 genannten Zwecke werden zu folgenden Gruppen im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet oder genutzt.
4.1 Mandanten
4.2 Interessenten
4.3 Mitarbeiter
4.4 Bewerber
4.5 Lieferanten, Dienstleister, Vertragspartner
4.6 Öffentliche Behörden
4.7 Nicht-öffentliche Stellen
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
5.1 Interne Empfänger
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen wurden durch Mitarbeiter innerhalb des Kanzleigebäudes, vor Ort beim Mandanten sowie an vorhandenen Heimarbeitsplätzen bearbeitet.
Des Weiteren setzt die Kanzlei freie Mitarbeiter ein.
5.2 Öffentliche Empfänger
erhalten die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften bzw. denen auftragsgemäß solche Daten mitgeteilt werden. Förderstellen erhalten Daten nach vorheriger Autorisierung der Datenweitergabe durch den Betroffenen. Im Einzelfall, z.B. bei gerichtlichen Verfahren erfolgt eine Auskunftserteilung an Gerichte.
5.3 Nicht-öffentliche Empfänger
erhalten die Daten nach vorheriger Autorisierung der Datenweitergabe durch die betroffenen Personen. Im Einzelfall erfolgt eine Datenübermittlung an Rechtsanwälte bei gerichtlichen Verfahren (s.a. Vertragspartner der betroffenen Personen).
5.4 Weitere Empfänger, denen die Daten prozessbedingt mitgeteilt werden können
Die Kanzlei Renz & Partner mbB, Steuerberater arbeitet mit Auftragsdatenverarbeitern zusammen, die einen Teil der Datenverarbeitung als Auftragsdatenverarbeitung bzw. Datenarchivierung übernehmen:
Die Datenverarbeitung im Auftrag erfolgt ausschließlich im Rahmen der weisungsgebundenen Auftragsbearbeitung nach § 11 BDSG.
Die Kanzlei Renz & Partner mbB, Steuerberater arbeitet mit Kooperationspartnern zusammen, die nach vorheriger Autorisierung durch die betroffene Person personenbezogene Daten erhalten und verarbeiten.
5.5 Weitere Dienstleister, die durch die Kanzlei beauftragt werden
Die Kanzlei Renz & Partner mbB, Steuerberater beauftragt folgende Dienstleister, die jedoch keinen originären Zugriff auf die Daten erhalten:
5.6 Verschwiegenheitsverpflichtung der möglichen Empfänger
Alle Mitarbeiter der Kanzlei sind auf die Wahrung des Datengeheimnisses und des Datenschutzes nach § 5 BDSG sowie auf die besondere
berufsständische Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Kooperationspartner und Dienstleister der Kanzlei sind durch analoge gesetzliche Regelungen ebenfalls zu entsprechender Verschwiegenheit verpflichtet.
6. Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen für die betroffenen Daten erfolgt deren Löschung, wenn die oben genannten Zwecke entfallen. Aus möglichen Haftungsgründen können die Daten im Einzelfall auch länger aufbewahrt werden.
7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb EU/EWR)
Es werden keine Datenübermittlungen an Dritte in Drittstaaten durchgeführt.
Sofern eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Ausnahmefällen erforderlich sein sollte, erfolgt diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Zulässigkeitsvorschriften gemäß §§ 4b und 4c BDSG. Im
Einzelfall werden die Einverständniserklärungen der Mandanten eingeholt.
8. Anpassungen
Die ständige Entwicklung in den Verfahrensabläufen machen von Zeit zu Zeit auch Anpassungen im öffentlichen Verfahrensverzeichnis erforderlich. Die Kanzlei behalten sich vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen. (Stand 30. April 2018)
9. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten der Kanzlei
Zum gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter wurde bestellt:
Taozer UG (haftungsbeschränkt) – Raimund Schestag
Abt-Mermos-Str. 6
86660 Tapfheim
Email: info@taozer.de oder datenschutz@renzundpartner.de